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你不知道自己浪費了多少時間:電子簽名流程自動化如何每天為您節省數小時

你不知道自己浪費了多少時間:電子簽名流程自動化如何每天為您節省數小時

這些看似簡單的任務
往往比我們想像的更耗時。

我們都經歷過:無休止的來回電子郵件、提醒簽署文件的通知,以及漫長等待批准的挫折感。然而,我們可能沒有意識到,手動處理文件簽署的過程實際上消耗了大量的時間和精力——這些看似簡單的任務往往比我們想像的更耗時。

事實上,您的團隊很可能每週光是在文件簽署上就浪費了數小時的時間。但好消息是,有一種更高效的方式可以處理文件簽署,那就是通過電子簽名流程自動化。讓我們來看看如何藉由簡化簽署解決方案,為您節省寶貴的時間。

您究竟浪費了多少時間?

在文件簽署方面,傳統流程看似無害,但細究之下,卻是個巨大的時間黑洞。根據行業研究,普通員工平均每週花費數小時處理紙本文件流程——包括簽署、掃描和電子郵件往來。在考慮到大多數企業需要處理的大量合同、協議和表單時,這些時間很快就會累積起來。

此外,驚人的數據顯示,46%的中小型企業員工每天都浪費在低效的紙本流程上。這些時間本可以用於更具生產力或策略性的工作,例如與客戶互動、推進項目或開發新計劃。

傳統簽署流程的痛點

我們很容易忽略在文件簽署和管理上耗費的時間。以下是一個常見場景:

想像一名員工試圖讓一份合同完成簽署。他通過電子郵件發送合同,之後不斷跟進,等待回覆,最終收到的文件卻簽錯了地方,甚至更糟的是,文件在處理過程中遺失了。這種反覆折騰不僅浪費了寶貴的時間,還讓雙方都感到沮喪。整個過程可能需要好幾天,而這些天本可以用於更有價值的工作。

這正是許多企業面臨的現實問題。不僅浪費時間,還影響了生產力、增加了壓力,甚至可能損害客戶滿意度。

手動流程的隱藏成本

手動文件處理的問題不僅僅是浪費時間,隱藏的成本遠超出流失的工時:

  • 浪費的時間:平均而言,企業每週可能在手動文件簽署上浪費多達10小時。對於規模較大的組織來說,這每年可能累積到數百小時。
  • 對生產力的影響:花在文書工作上的時間本可以用於更具策略性的工作。與客戶的會議、項目開發以及內部合作經常因為文書工作的干擾而被延遲或推遲。
  • 情緒壓力:持續追蹤簽名或等待他人完成表單的過程讓人感到挫敗。這種低效率會導致壓力、倦怠,並降低員工士氣。

什麼是電子簽名流程自動化?

那麼,我們該如何解決這些低效率問題呢?答案是電子簽名流程自動化——這是一種解決方案,可以幫助您擺脫文件簽署的煩惱,每週節省數小時的時間。

電子簽名流程自動化的核心是簡化整個簽署流程。文件可以自動發送,數位追蹤,並安全地完成簽署,只需點幾下就能完成。再也不用來回打印、簽署、掃描和發送文件。

電子簽名流程自動化的主要功能包括:

  • 即時通知:自動提醒確保沒有文件被遺忘或延遲。
  • 安全的雲端存儲:所有文件都安全存儲在雲端,讓存取、檢索和共享變得輕而易舉。
  • 輕鬆整合:電子簽名工具能無縫整合到現有的軟體系統中(如CRM和文件管理系統),實現全流程的自動化。

為什麼電子簽名流程自動化是改變遊戲規則的關鍵?

採用電子簽名流程自動化能帶來哪些實際效益?

  • 節省時間:企業平均可節省多達80%的手動簽署時間。透過自動化,原本需要數天完成的流程現在只需幾分鐘即可完成。
  • 提升準確性:自動化確保每個欄位都不會被遺漏,且文件每次都能正確完成簽署。再也不用花時間返工修正錯誤。
  • 改善客戶體驗:客戶不再需要等待數天或處理不必要的文書工作。更快速的流程讓客戶更滿意,交易也能更快完成。
  • 環保友善:通過無紙化流程,您的公司也能減少環境足跡,為地球做出貢獻。

用電子簽名流程自動化贏回您的時間

顯而易見,花在手動文件簽署上的時間和精力不僅僅是一種不便,它還是拖累生產力的一大因素,影響到業務的方方面面。通過採用電子簽名流程自動化,您可以節省無數小時,減輕壓力,並為您的團隊創造更順暢、高效的工作流程。

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文章來源:foxit 官網

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